Fragen & Antworten zum Hinweisgeberschutz-Gesetz

Wir bevorzugen eine offene Kommunikation. Erste Ansprechpartner hierfür sind die Führungskräfte in Ihrer Lebenshilfe. Hinweisgeber können sich mit Fragen oder Hinweisen aber auch jederzeit an die Meldestelle im Landesverband wenden. Wenn Hinweisgeber ihre Identität nicht offenlegen wollen, akzeptieren wir auch anonyme Fragen oder Hinweise. Sie können sich auch einen Namen ausdenken und sich unter dem Pseudonym melden.

Wir gehen allen Hinweisen nach und dulden keinerlei Benachteiligung von Personen, die Hinweise an uns melden. Dies gilt auch dann, wenn sich Hinweise bei näherer Prüfung nicht als gerechtfertigt erweisen, es sei denn, solche Hinweise wären in offenkundig verleumderischer Weise erfolgt. Es besteht jedoch keine technische Möglichkeit, Sie zu identifizieren, sofern nicht Ihre Angaben selbst einen Rückschluss auf Sie zulassen.

Hinweisgeber können mit Hilfe des Hinweisgebersystems Fragen zu Richtlinien und Regeln an uns richten oder Hinweise auf Sachverhalte geben, die auf mögliche Regelverletzungen oder Unredlichkeiten (z. B. Korruption, Verletzung von Menschenrechten oder Umweltschutz) durch die Lebenshilfe  oder dessen Mitarbeitenden hinweisen, ebenso auf Schwächen im Verfahren, bislang nicht erkannte Risikofelder oder Verbesserungsmöglichkeiten.

Im Gesetz sind die möglichen Verstöße im beruflichen Umfeld konkret definiert. Hierbei handelt es sich um

• strafbewehrte Verstöße,
• um bußgeldbewehrte Verstöße,
• wenn der Schutz von Leben, Leib und Gesundheit betroffen sind oder
• wenn die Regelung dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
• und sonstige Verstöße gegen Bundes-, Landes- oder EU-Recht in den ausdrücklich aufgelisteten Rechtsbereichen in § 2 Abs. 1 Nr. 3 lit a) bis lit t) HinSchG. Das sind u.a. Bekämpfung von Geldwäsche, Vorgaben zur Produktsicherheit und –konformität, Vorgaben zur Sicherheit im Straßenverkehr, Vorgaben zum Umweltschutz und Regelungen der Verbraucherrechte.

Unsere Integrität und Regeltreue geht jeden an. Regelverstöße und Unredlichkeiten können in schwerwiegenden Fällen das ganze Unternehmen oder einzelne Arbeitsplätze gefährden. Das gilt auch für einen gemeinnützigen Verein. Deshalb ist jeder Mitarbeiter gehalten, die Augen offenzuhalten, Auffälligkeiten, die auf Regelverstöße oder Unredlichkeiten hindeuten anzusprechen und bei Unklarheiten über das eigene Verhalten oder das seiner Kollegen um Rat zu fragen.

Unser Ziel ist es, potentielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, um rechtzeitig für Verbesserungen sorgen zu können. Auf welchem Weg und in welcher Form uns hierzu zweckdienliche Informationen erreichen, ist letztlich unerheblich. Deshalb kann auch eine Frage Verbesserungsbedarf aufzeigen.

Wenn Sie sich an die Meldestelle wenden, geht Ihre Anfrage oder Ihr Hinweis zunächst bei der Meldestelle und dort bei der Fallbetreuung ein.
Die Fallbetreuung wird zunächst beurteilen, 

• ob es sich um eine Beratungsfrage handelt, die sofort beantwortet werden kann und Ihnen eine entsprechende Antwort auf dem von Ihnen gewählten Kommunikationsweg zukommen lassen. Im Einzelfall kann es erforderlich sein, dass die  Fallbetreuung weitere Nachfragen stellt, um Ihre Frage richtig verstehen und beantworten zu können.
• ob es sich um einen Hinweis auf mögliches Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten handelt, der weiter untersucht werden muss. Der Fallbetreuer wird in Übereinstimmung mit den hierfür im Unternehmen vorgesehenen Verfahren die zweckdienlichen weiteren Maßnahmen veranlassen.

Bitte beachten Sie, dass sämtliche Meldungen bei der Meldestelle beim Landesverband auch anonym bzw. unter einem Pseudonym abgeben werden können. Bei anonymen Meldungen kann es aber keinen Austausch zu geplanten oder ergriffenen Maßnahmen geben.

Der Austausch von Informationen über das Hinweisgebersystem erfolgt vollständig in verschlüsselter Form. Eine Einsichtnahme in den Inhalt durch Unbefugte ist ausgeschlossen.

Zunächst können Sie bei Ihrer Frage oder Ihrem Hinweis die Möglichkeit wählen, anonym zu bleiben oder Ihre Kontaktdaten angeben. Wenn Sie anonym bleiben wollen, besteht keine Möglichkeit, Sie zu identifizieren, sofern nicht Ihre Angaben selbst einen Rückschluss auf Sie zulassen.

Wenn Sie eine persönliche Rückantwort haben möchten, geben Sie Ihre Kontaktdetails, Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse an. Wir werden Ihre Kontaktdaten vertraulich behandeln, sofern dies rechtlich möglich ist.

Die Fallbearbeitung wird Sie nach erfolgter Überprüfung über den weiteren Verlauf informieren, sofern dies möglich ist. 

Bitte beachten Sie, dass sämtliche Meldungen bei der Meldestelle beim Landesverband auch anonym bzw. unter einem Pseudonym abgegeben werden können. Bei anonymen Meldungen kann es aber keinen Austausch zu geplanten oder ergriffenen Maßnahmen geben.

Ja, es besteht die Möglichkeit, einem Hinweis oder einer Anfrage Dateien oder Bilder beizufügen.

Beachten Sie hierbei, dass Dateien oder Bilder in der Regel verborgene Daten enthalten (sogenannte Meta-Daten), in denen Informationen über den Ersteller der Datei enthalten sein können oder bei Bildern oftmals auch die Koordinaten des Ortes, an dem das Bild gemacht wurde. Wenn Sie Ihre Anonymität schützen wollen, sollten Sie diese Meta-Daten löschen. Falls Sie hierzu Hilfe benötigen, finden Sie im Internet einfache Anleitungen dazu.

Unsere Meldestelle übermittelt Ihnen innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung, sobald Ihre Anfrage oder Ihr Hinweis angekommen ist.

Wenn Sie ein persönliches Treffen wünschen, kreuzen Sie bitte das Feld „Persönliches Treffen gewünscht“ an und ebenfalls das Feld „Rückfrage zulassen“, damit die Fallbetreuung sich mit Ihnen zur Abstimmung der Einzelheiten in Verbindung setzen kann.

Wenn Ihre Frage oder Ihr Hinweis zur Aufdeckung eines Regelverstoßes dazu führen sollte, dass Sie sich selbst belasten, schützt Sie das nicht vor den dann angemessenen arbeitsrechtlichen Maßnahmen oder gegebenenfalls auch strafrechtlichen Folgen.

Ja.

In der Meldestelle werden die von Ihnen gemachten Mitteilungen gespeichert, ebenso wie eine Einschätzung der Bedeutung des Hinweises. Darüber hinaus erfolgt im System auch eine Speicherung der Kommunikation mit Ihnen über den „Digitalen Briefkasten“. Die Meldestelle speichert  Bearbeitungsvermerke der Fallbetreuung sowie der ggf. im weiteren Verlauf der Bearbeitung erfolgten Maßnahmen oder Schlussfolgerungen.

Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt eine Verarbeitung nur im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Eine automatisierte Weitergabe der gespeicherten Daten ist technisch nicht vorgesehen und erfolgt nicht.

Ja.

Dies erfolgt einerseits, sofern dies grundsätzlich rechtlich geboten ist und andererseits auch aus Gründen der Fairness, da wir mit offenen Karten spielen.

Nein.

Sowohl die Erstempfänger Ihrer Anfrage oder Ihres Hinweises als auch die gegebenenfalls zur weiteren Bearbeitung eingeschalteten Stellen im Unternehmen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Dies beinhaltet auch, dass keine Person, die nicht mit der Bearbeitung beauftragt ist, in die Anfrage, den Hinweis oder diesbezügliche Rechercheergebnisse Einblick nehmen darf.

Ja.

Das Unternehmen ist verpflichtet, allen behaupteten Verstößen in angemessener Weise nachzugehen. Deshalb werden bei Hinweisen auf Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten, ggf. auch bei Beratungsanfragen, die erforderlichen Überprüfungen vorgenommen. Ansonsten würde Ihr Hinweis ins Leere gehen.

Wenn Sie nähere Angaben zum Sachverhalt machen oder Ihrer Mitteilung Dokumente beifügen, sollten Sie sich deshalb darüber bewusst sein, dass dies im Ergebnis dazu führen kann, dass Ihre Identität aufgedeckt werden kann.

Ja.

Staatliche Behörden haben im Rahmen ihrer Ermittlungsbefugnisse Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Informationen. Diese können im Rahmen von Ermittlungsverfahren aufgrund richterlicher Beschlüsse die Herausgabe sämtlicher Unterlagen verlangen, die im Unternehmen zu einem bestimmten Vorfall vorhanden sind und auch Durchsuchungshandlungen vornehmen.

Hierzu gehören im Einzelfall auch die bei der Meldestelle zu einem bestimmten Vorgang vorhandenen Informationen.